No último dia 11/09/23 recebemos a vista do fornecedor de sistema de GED em nosso escritório. Tivemos um dia de reunião muito proveitosa com o time do Departamento de Customer Sucess da Br-IT Softwares, fornecedor do sistema GED M4LAW.
Relembrando que GED é o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria utiliza o GED M4LAW desde julho/2022.
Todos os documentos editados pelos advogados (requerimentos administrativos para o INSS, petições iniciais, … recursos administrativos recursos judiciais) são armazenados no GED M4LAW. Os documentos dos clientes também são arquivados com total segurança e criptografia na base GED M4LAW.
Vale ressaltar que o M4LAW, representado no Brasil pela Br-IT Softwares (São Bernardo do Campo/SP), é um sistema Finlandês, o M-Files, que é líder mundial em soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e tem abrangência de mais de 100 países (www.m-files.com)
Temas tratados nesta visita do fornecedor do GED (M4LAW):
- O time do M4LAW nos apresentou as mudanças estruturais na infraestrutura dos servidores.
– Esse desenvolvimento do GED M4LAW visa atender a todos os certificados de segurança de dados mundiais além da norma ISO.
– Este é mais um passo que damos juntos, escritório e fornecedor de sistemas, em prol da proteção e segurança dos dados de nossos clientes.
. - Conhecer in loco a utilziação do sistema GED.
Houve troca de experiências com objetivo em comum que é a melhoria contínua. O pano de fundo desta visita é a relação ganha-ganha (“win-win”) entre CLIENTE x FORNECEDOR (Melissa Folmann Advocacia e Consultoria X Br-IT M4LAW).
. - Debater as sugestões de melhoria, já enviadas pelo escritório, para otimizar ainda mais o uso do GED (M4LAW).
Com isso o nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos ficará ainda mais fácil. Um dos projetos em curso, por exemplo, é a automação da geração dos nomes dos arquivos e controles automáticos que o M4LAW fará. Os advogados não perderão mais o seu tempo nomeando arquivos. O GED M4LAW gerará automaticamente os nomes dos arquivos em função da classe e da subclasse do arquivo, tudo isso com o uso de metadados, de forma automática e segura com proteção total dos dados dos clientes. Respeitando totalmente a LGDP.
. - Debate do ponto crítico que estamos trabalhando em conjunto, Melissa Folmann Advocacia e Consultoria + M4LAW, que é a otimização do uso da assinatura eletrônica.
– Este tema está suspenso por hora, por decisão da Gerente Jurídica do escritório, Dra. Melissa Folmann, pois depende de maior desenvolvimento por parte dos nossoss fornecedores de GED (M4LAW) e o sub-fornecedor de assinatura eletrônica (DocuSign).
– Como resultado desta reunião de 11/09 já realizamos ontem, 21/09, a nossa primeira reunião tripartite: Melissa Folmann Advocacia e Consultoria + Fornecedor do GED M4LAW (Br-IT) + Assinatura Eletrônica (DocuSign). Estamos com um plano de ação para voltarmos a usar as assinaturas eletrônicas em nossos documentos como contrato e procuração judicial.
– Com isso os clientes do escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria poderão assinar contratos e procurações “na palma da mão” – em seus celulares/smartphones. Isso seguindo o conceito de “jidoka” (automação inteligente, ou autonomação, conceito que advém da indústria automobilística, Toyota entre 1940 e 1960) onde o homem deve fazer serviço de homem e a máquina o serviço da máquina.
. - Apromorar a troca de experiências/benchmarking com demais escritórios de todos o Brasil que armazenam os arquivos no GED M4LAW.
– Nosso escritório busca sempre o benchmarking (troca de melhores práticas de gestão) com outros escritórios em termos de gestão.
Estamos contentes com esta relação CLIENTE x FORNECEDOR (Melissa Folmann Advocacia e Consultoria vis-a-vis do GED M4LAW).
Afinl de contas, aumentando a produtividade, minimizando os desperdícidos podemos prestar um serviço jurídico com objeitvo sempre de maximizar a agregação de valor (valor agregado) para o nosso cliente final.
Nossos agradecimentos à Diretoria da Br-IT/M4LAW que nos propiciou esta jornada de crescimento no dia 11/09/2023.
Atenciosamente
Melissa Folmann Gustavo Zimmermann Sachser
Sócia Fundadora Sócio Administrador
Gerente Jurídica Gerente Financeiro